La guia definitiva per triar el teu software de gestió empresarial - CAPÍTOL 9
NaN-tic 1 de des. 2018
CAPÍTOL 9 - L'OPINIÓ DEL DIRECTOR GENERAL
RESUM:
La persona que decideix com funciona una empresa no pot quedar al marge de la decisió de l’eina que la farà funcionar. Aquesta obvietat a vegades no es te en compte, i els resultats no són gens recomanables. És necessari que la direcció general estableixi alguns criteris estratègics que ajudin a descartar opcions i que refermin la decisió final.
IDEES CLAU:
- Per què es vol un ERP? Aquesta pregunta inicial és bàsica per establir criteris de selecció de l’eina.
- Tan important com escollir adequadament el software és triar el proveïdor. Expliquem el perquè.
- Davant de dues possibilitats sense grans diferències tecnològiques ni econòmiques, prioritza sempre la bona sintonia amb qui te l’ha d’instal·lar.
El director general
Partim de la base que el director general és la persona que té una visió estratègica de l'empresa. I en una empresa moderna, l’eina principal que ajuda a fer-la funcionar no pot passar com un tema marginal. De fet, la selecció d’una eina o una altra té un clar component estratègic segons com la companyia encara els mesos i anys següents. No és el mateix reforçar tecnològicament l’empresa per començar a exportar, que per obrir nous punts de venda. No és el mateix preveure un creixement petit i sostingut que un salt qualitatiu important fruit d’una compra o d’una injecció de capital.
Dit tot això, moltes vegades, el director general no té temps (ni a vegades ganes) de seguir de prop tot el procés. Malgrat tot, la nostra experiència ens fa recomanar que el director general participi en la definició de les directrius inicials bàsiques, que supervisi el procés d’avaluació de les diferents alternatives que hi hagi sobre la taula i que s’impliqui en la decisió final.
Només a tall d’exemple, aquestes són algunes preguntes que al nostre entendre s’hauria de formular el director general per ajudar a prendre les decisions més adequades:
- Hi ha cap problema que les dades estiguin fora de l’empresa?
- Es prioritza una eina més cara però tancada o una de més econòmica però altament personalitzable?
- Quin perfil de proveïdor es busca? De proximitat o de marca?
- Preferim subcontractar els desenvolupaments o volem confiar en els informàtics de l’empresa?
- Quins lligams econòmics i contractuals estem disposats a acceptar?
Com es pot comprovar, tots els grans interrogants giren a l’entorn d’un punt central: la relació amb el proveïdor. Algú va dir que triar un proveïdor, un partner (tal com es coneix en l’argot del sector), és com casar-se. És un pas important que estableix un lligam a llarg termini i massa sovint més fort del que es pensen els contraents.
Si insistim en la idea que la selecció de l’eina és un moment crític en la història d’una empresa és perquè no te’n podràs desdir al cap de quatre dies. I llavors no et servirà de res llegir-te la guia a corre-cuita. Adquirir un ERP i vincular-te a un proveïdor s’ha de fer des del convenciment d’haver analitzat degudament totes les propostes factibles que hi ha al mercat, i des de la convicció que el proveïdor és honest, transparent i professional.
En aquest punt volem subratllar la necessitat de ser francs i directes en les negociacions. Quin sentit tindria dir-li al possible proveïdor que la nostra empresa té grans restriccions de pressupost, si després aquesta empresa tindrà accés a totes les nostres dades comptables? Quin sentit té seguir una determinada estratègia de negociació, si després el proveïdor entrarà fins a la cuina i li explicarem com funciona el nostre procés de compra? O, just al contrari, quin sentit tindria demanar assessorament a algú a qui no estem disposats a explicar-li-ho tot?
La relació de confiança plena és essencial i ha d'existir per ambdues parts. Per bo que sigui el producte o bones referències que tinguem del professional, si apareix la desconfiança, hi ha riscos importants. Valora, doncs, la possibilitat d’anar a prendre algun cafè amb l'implantador, abans de prendre una decisió equivocada.
A més, has de tenir present que en el procés d'implantació trobaràs empreses de tot tipus: des de les que no documenten res i amb prou feines t’explicaran què fan, fins a les que ho documenten tot. Alerta aquí també: una exhaustiva documentació de requeriments no garanteix necessàriament l'èxit del projecte. I és que és molt complicat que els usuaris arribin a copsar absolutament tots els detalls de la nova eina només llegint-ne un document. Sempre hi haurà malentesos, així que és probable que sigui preferible un terme mitjà: ni començar a fer coses sense saber què s'està fent, ni esperar a tenir-ho tot, absolutament tot documentat abans de començar. Tenir-ho tot absolutament detallat és una eina millor per a l'integrador que per al client, ja que tenir tots els detalls per escrit li permet dir: "això no ho havíem previst".
I heus aquí el CONSELL NÚMERO 5: davant de dues possibilitats sense grans diferències tecnològiques ni econòmiques, prioritza la bona sintonia i complicitat amb qui te l’ha d’instal·lar i difícilment t’equivocaràs.
CAPÍTOLS ANTERIORS
CAPÍTOL 8: L'opinió del director financer
CAPÍTOL 7: L'opinió del director TIC és essencial
VOLS DESCARREGAR-TE LA GUIA EN PDF?
