Nova funcionalitat de TRYTON ERP per a facturació recurrent
Marc Redorta 9 de gen. 2018
Cada vegada hi ha més empreses que han articulat el seu negoci en base a serveis que es facturen de forma recurrent. Cada mes, trimestre o any s’emeten les mateixes factures, si bé per imports i serveis diferents. Aquests serveis normalment estan associats a lloguers de locals i oficines, hosting, renovació de dominis, Software as a Service (SaaS), telefonia, alarmes, subministraments, aigua i cafè... Són imports que potser no són gaire importants però que poden suposar el gran gruix de la facturació d’una empresa.
De fet, en els darrers anys moltes empreses han reformulat els seus models de negoci per potenciar esquemes de facturació recurrents. La popular “tarifa plana” o les subscripcions a serveis tant online com offline garanteixen al client un control de la despesa, i al proveïdor li proporcionen uns ingressos garantits mensuals, trimestrals, semestrals o anuals.
Però quant de temps inverteix el proveïdor en preparar, revisar, programar i emetre totes aquestes factures? I a fer-ne el seguiment de pagament? Quines possibilitats hi ha d’error si tota aquesta feina es fa manualment?
Els inconvenients de facturar manualment
Si la teva empresa factura de forma recurrent als seus clients necessita imperiosament automatitzar aquest procés. La tasca repetitiva de facturar amb caràcter regular pels mateixos imports i conceptes a cada client és poc profitosa. A més, convida a la generació d’errors atès que, en molts casos, l’única diferència entre una factura i una altra és la data d’emissió i el número de referència.
Però també ens trobem amb situacions d’empreses que facturen de forma recurrent però per diferents imports i períodes. Fins i tot poden haver-hi clients de diferents països. Davant d’aquest escenari, la facturació manual tampoc és recomanable: es corre el risc de perdre el control de la facturació, i les possibilitats de cometre errors es multipliquen amb els inconvenients que pot comportar tant per l’empresa com pel client.
I tant en un cas com en l’altre, la gestió manual de totes aquestes factures dificulta obtenir una visió exacta de la previsió de facturació i d’ingressos, i, per extensió, complica la possibilitat de prendre les decisions estratègiques oportunes per fer créixer el negoci de la companyia.
Una solució amb caràcter permanent
A NaN-tic hem desenvolupat una nova funcionalitat de Tryton ERP pensant en aquestes empreses que facturen els seus serveis de forma recurrent. Amb aquesta nova funcionalitat, els responsables del departament poden determinar i programar la generació automàtica d’aquestes factures, amb la periodicitat i import que vulguin. L’eina és tan flexible que permet facturacions mensuals, bimensuals, trimestrals, per quadrimestres, semestres i anys. Però encara hi ha més, perquè el nivell de personalització és pràcticament total perquè es poden configurar facturacions per mesos naturals o per 30 dies consecutius, independentment de la data d’inici. Fins i tot es pot emetre la factura abans, durant o després de què acabi el període del servei prestat.
Un altre aspecte remarcable és que la funcionalitat també preveu que en una mateixa factura pugui haver-hi diferents serveis, amb una línia per a cadascun d’ells.
Finalment també ofereix opcions de programació de l’enviament de les factures. A banda de la programació amb caràcter regular perquè els càrrecs arribin als clients amb puntualitat (cosa que agraeixen si no tenen el mòdul d’automatització de despeses recurrents), Tryton ERP dóna l’opció de programar l’inici o la finalització de la facturació en qualsevol moment. Això significa que no cal programar alertes ni recordatoris de cap tipus, i un cop configurada l’alta o la baixa de les facturacions ens podem oblidar del tema i el sistema actuarà per nosaltres. D’aquesta manera s’obté un gran estalvi de temps i es redueixen significativament els errors que es poden produir quan aquesta feina es fa manualment.
Gràcies a aquesta nova funcionalitat, crear factures passa a ser una feina automàtica que fa l’ERP, alliberant temps pel departament de finances i de comptabilitat per fer feines amb més valor afegit. I per suposat, tot queda integrat en Tryton ERP per evitar cap tipus de duplicitat o desajust.
Conclusió
Per poder estalviar temps i errors i per poder planificar millor els ingressos i les estratègies comercials, Tryton ERP disposa d’una nova funcionalitat per generar aquest tipus de factures recurrents en els terminis i paràmetres que determini la companyia per a cada client.
NaN-tic GUARANTEE
Aquest mòdul compta amb la NaN-tic GUARANTEE. Això vol dir que ha estat desenvolupat i/o comprovat i validat per NaN-tic i, que per tant, ens en fem responsables i està cobert per la garantia que oferim als nostres clients.
