La guia definitiva para elegir tu software de gestión empresarial - CAPÍTULO 10
NaN-tic 23 feb 2019
CAPÍTULO 10 - LAS 10 PREGUNTAS QUE TIENES QUE HACER
RESUMEN:
Si sólo tienes tiempo de leer un capítulo lee este. Concentra nuestra experiencia y plantea las 10 cuestiones que hay que hacer a cualquier potencial proveedor de un ERP o similar. Si sigues el cuestionario conseguirás la información necesaria para tomar la decisión correcta.
IDEAS CLAVE:
- Pregunta por las prestaciones actuales y futuras del software. No te quedes la herramienta que haga más cosas, sino la que haga las que tú necesitas o puedas necesitar.
- No te ates de pies y manos. Ten claro cuáles serán los vínculos con tus proveedores y qué margen tendrás para cambiar si quieres hacerlo.
- Antes de comprar el programa contrata la formación para aprender a utilizarlo. O te convencerás de que realmente lo necesitas o te ahorrarás mucho dinero descartándolo.
Las 10 preguntas que debes hacer antes de elegir la herramienta
Nuestra experiencia condensada en diez preguntas clave. Cuando te reúnas con los posibles proveedores, sigue este cuestionario por este orden y obtendrás la información necesaria para tomar la decisión acertada. Vamos allá.
#1 ¿Hace lo que necesito? ¿Verdad que parece una pregunta obvia? Pues hazla. Y piensa que la respuesta quizás no será tan simple como esperas. Las aplicaciones empresariales suelen tener un gran número de posibilidades y diferentes maneras de abordar los problemas. Y, por otra parte, también es fácil caer en el exceso de prestaciones. ¿La aplicación que te estás planteando adquirir hace muchas más cosas de las que realmente necesitas? ¿Esto influye en su coste? ¿O en la complejidad de uso? ¿O en su rendimiento?
Piensa, por ejemplo, en una herramienta para gestionar la producción de la empresa pero que requiera introducir información para planificarla, cuando es una necesidad que no tienes. Te puedes encontrar teniendo que recopilar e introducir información que sólo servirá para mantener el sistema "contento" porque ha sido concebido de esta manera, y no porque sea un requisito real de la empresa.
#2 ¿Hace lo que necesitaré mañana? Las empresas evolucionan y si no lo hacen es mala señal. El mercado es dinámico y las necesidades van apareciendo constantemente. La pregunta, pues, es clara: ¿la herramienta permitirá futuras adaptaciones? ¿me permitirá crecer? o, al contrario… ¿me limitará el crecimiento?
Ya hemos dicho anteriormente que un ERP debería ser útil a la empresa durante muchos años. Se hace muy difícil pensar que, en todo este tiempo, el motor de nuestra empresa no necesitará ningún ajuste, que no habrá ningún cambio de normativa legal (¿alguien se cree que no habrá subida de impuestos, por ejemplo?), que no cambiaremos algún aspecto relacionado con la producción, el almacenamiento o la distribución... ¿Qué pasará cuando todo esto ocurra? ¿Qué posibilidades dará la herramienta?
No te compres ninguna solución que incorpore muchas más funcionalidades de las que necesitas. Pero tampoco te quedes ninguna que te limite el crecimiento.
#3 ¿Qué coste anual tendrá su mantenimiento? ¿Qué sorpresas lleva el software? Quieres un ERP y estás dispuesto a pagarlo. Pero ¿verdad que el año que viene también lo querrás tener? Pues seguramente deberás seguir pagando, aunque difícilmente los comerciales te lo van a explicar. Pide una simulación de costes a 1, 3 y 5 años vista. Interésate por los costes asociados a los cambios de versiones, a la renovación de las licencias, al servicio postventa, a la formación de nuevos usuarios.
Y pregunta también por los costes colaterales. ¿Para instalar este software tienes que invertir en un nuevo hardware? ¿Tienes que tocar las bases de datos? ¿Tienes que implementar o sustituir algún software preexistente? Exige transparencia desde el minuto cero. La necesitarás.
#4 ¿Qué pasa con las licencias? Ya lo hemos explicado pero en el ámbito del software propietario lo más normal es que necesites una licencia para cada usuario que tenga que utilizar el programa. Si tu empresa tiene 30 empleados que tienen que trabajar sobre el ERP de una manera u otra y desde sus respectivas áreas, deberás asumir el coste de 30 licencias. Y, desde luego, si las cosas no van como esperas, no las podrás volver. Las habrás pagado para todo el año y no habrá nada a discutir con el proveedor.
Valora los beneficios y los inconvenientes del sistema de licencia en comparación con el software libre, que te permitirá hacer tantas instalaciones y dar tantos permisos como quieras sin ninguna repercusión en el coste del software. Y piensa lo mismo para el delicado momento de las renovaciones anuales.
Nosotros nos ganamos muy bien la vida gracias a clientes que no están dispuestos a pagar el precio abusivo que les reclaman los grandes fabricantes para la renovación anual de las licencias. Sabemos de qué hablamos.
#5 ¿Qué pasa con las nuevas versiones? La actualización de versiones debería ser una buena noticia para la compañía porque se supone que sirven para mejorar el programa original, pero a veces parece que sólo estén pensadas para sembrar el pánico. Por un lado, hay que tener claro si la actualización del software incluida en el precio o si habrá que asumir un coste adicional, y, por otra, hay que cruzar los dedos para que no suponga la alteración de procesos que hasta el momento funcionaban de forma correcta. Además, cuando hay una nueva versión, hay que revisar qué mejoras aporta y, sobre todo, a qué adaptaciones puede afectar.
Un bajo ritmo de actualizaciones también puede ser un problema, porque puede indicar una baja flexibilidad del programa a incorporar los cambios y las mejoras necesarias.
Insiste en este aspecto. Que te cuenten bien como resuelven esta situación y qué recursos te supondrá. Y si te dicen que no tendrás que pagar nada, desconfía. Hay grandes fabricantes que sólo dan servicio técnico a los usuarios de las dos últimas versiones. El peaje es alto y, a menudo, oculto.
#6 ¿Qué vínculo tengo con el proveedor? Leer la letra pequeña da mucha pereza. Pero te podemos asegurar que cambiar de proveedor da todavía más. De entrada, porque cuando cambias es mala señal. Significa que no te entiendes con la empresa que te tiene que prestar el servicio, que piensas que los sus profesionales no son suficientemente competentes o que no te están cobrando un precio justo.
Y también da pereza porque no necesariamente es un paso sencillo. Los contratos con los proveedores o partners de herramientas de gestión pueden incluir cláusulas o vínculos ocultos que demasiado a menudo no se explican en el momento de la negociación o de la venta. Hay fabricantes, por ejemplo, que obligan a pagar un dinero cada año simplemente para tener el derecho a que el proveedor nos pueda prestar el servicio postventa. Otros se reservan la exclusividad de la instalación de nuevas versiones... En definitiva, que hay aclarar perfectamente este punto.
#7 ¿Mañana quien me apoyará? ¿Quién me ayudará? Tener un ERP es fácil. Que haga lo que nosotros queremos no tanto. Partiendo de esta premisa y de nuestra experiencia, podemos asegurar que deberás acudir puntualmente a tu proveedor para resolver todo tipo de incidencias. Algunas pueden ser de origen; otras sobrevenidas por nuevas necesidades o cambios normativos; también tienen que venir nuevas versiones que pueden afectar las adaptaciones hechas con anterioridad... Este último aspecto es importante, porque no te vas a poder escapar. El escenario es el siguiente: como que tu empresa tiene unas necesidades específicas, harás modificaciones en el programa. Pero... ¿estas adaptaciones funcionarán cuando lleguen nuevas versiones? ¿O se tendrán que readaptar? Y si es así, ¿a qué precio?
Te conviene no despreciar en absoluto el servicio postventa de la herramienta, hasta el punto que debería ser un elemento clave a la hora de tomar la decisión final. Las preguntas a las que debes buscar respuesta en este punto pueden ser las siguientes: ¿Quién me dará el soporte? Cuando tenga un problema ¿quién me lo resolverá y de qué manera? Y si la incidencia se debe a un error del programa ¿alguien me lo podrá resolver? ¿o el fabricante se desentenderá? No olvides nunca que todos los programas tienen errores y si te dicen lo contrario, es que el apoyo que ofrecen es pésimo o inexistente.
Dicho de otro modo... no solo tienes que buscar un buen programa, también debes buscar un buen proveedor. Busca a alguien que te genere confianza, que veas preparado tecnológicamente y, sobre todo, que entienda tu negocio y tu manera de trabajar. También te recomendamos que llames a alguno de los clientes del potencial proveedor (seguro que encuentras los casos de éxito en su web) y que les preguntes sobre el servicio postventa que ofrecen. Un par de llamadas te pueden ahorrar muchos disgustos.
#8 ¿Puedo disponer de una "demo" para probarla cuando yo quiera? Estás a punto de comprar un coche de 25.000 euros. ¿A qué te gustaría probarlo antes? ¿Y no lo harás con un software que quizás te cuesta 2 o 3 o 4 veces más? Solicita una demostración. Pero no que venga alguien con un ordenador y te enseñe una versión de prueba, no. Pide que te instalen el programa en tu ordenador durante un par de semanas, que lo puedas probar y examinar, que te familiarices. Es necesario que te aparezcan las dudas, que veas lo que te gusta y lo que no. Se trata de que puedas simular los procesos de tu empresa con datos reales, de cómo gestionarás las excepciones o los escenarios poco frecuentes, que compruebes que la lógica de la herramienta va sincronizada con la lógica de tu empresa. Se supone que el software debería adaptarse a tus necesidades y no al revés.
Es posible que el comercial de turno no reciba esta idea con mucho entusiasmo, pero insiste. No hay nada mejor que probar lo que estás dispuesto a comprar.
#9 ¿Puedo formarme antes de comprar el software? Es una pregunta poco habitual, pero fundamental. Una vez tengas claro qué herramienta te parece que es la más adecuada y que se ajusta mejor a las necesidades actuales y futuras de tu empresa, te recomendamos que contrates una formación al mismo proveedor antes de contratar el servicio o de comprar el software. Sería como la pareja que pasa unos meses de convivencia antes de decidir casarse. Esta formación no será nunca dinero perdido. En primer lugar, porque si el programa es el adecuado, ya tendrás la formación realizada. Trabajo avanzado. Pero si resulta que el programa no es el adecuado, la formación te habrá permitido no tomar una mala decisión, que no es poco. No casarte con la persona con la que no encajas parece oportuno, ¿verdad? Pero es que, además, habrás adquirido nuevos conocimientos sobre las posibilidades del tipo de herramientas que deseas adquirir y de la tecnología que hay en el mercado. Esto te permitirá buscar alternativas y reevaluar las que en principio habías descartado. En todo caso, siempre es una inversión en know-how que queda para la empresa. Conclusión: no te cases hasta que estés totalmente convencido. Y sigue el CONSEJO NÚMERO 6: contrata una formación del software que pienses que te acabarás quedando, pero no tomes tu decisión definitiva hasta que hayas terminado la formación.
#10 ¿Responde a mi estrategia empresarial? La última pregunta te la tienes que preguntar y responder tú mismo. Una vez tengas la respuesta a las nueve preguntas anteriores tendrás, por un lado, un montón de información y conocimiento; por el otro, tendrás a un buen número de comerciales histéricos para cerrar la venta. Es el momento de tomar la decisión. La herramienta debe resolver tus necesidades actuales... y las futuras. Y, por lo tanto, debe responder a una estrategia y a una filosofía empresarial. Piensa en qué modelo de gestión quieres para tu compañía y cuál de los programas evaluados responde mejor a esta idea. Y revisa también si la herramienta viene para resolver los objetivos que te habías marcado inicialmente o si por el camino estás soñando en cosas que no resuelven los problemas que tienes encima de la mesa.
CAPÍTULOS ANTERIORES
CAPÍTULO 9: La opinión del director general
CAPÍTULO 8: La opinión del director financiero
CAPÍTULO 7: La opinión del director TIC es esencial
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