Com bien sabes, actualmente es esencial guardar y gestionar documentos y facturas de tu empresa.

No eres el único. Toda empresa se encuentra en la situación de tener que mantener como mínimo, una cierta cantidad de documentación.

Y sí, puede llegar a ser frustrante invertir tanto tiempo archivando, para después no encontrar una factura ya clasificada. O bien, usar herramientas de ofimática inadecuadas. Te ha pasado esto mientras gestionabas documentos?

De hecho seguramente, el procedimiento que sigues para archivar es el siguiente:

Este flujo de trabajo presentado en forma de diagrama muestra el workflow tradicional de muchas empresas. Y es que siguiendo este proceso hemos detectado algunos problemas y errores que a menudo se cumplen.

Los errores más comunes mientras realizamos el proceso del workflow tradicional son:

Pérdida de facturas al clasificar y archivar
Errores en la factura al transcribirla en soporte digital
Archivación física no organizada
Olvidarse de volver a poner en el archivo las facturas una vez utilizadas
Pérdida de tiempo y de documentos en el intercambio interno de facturas por su conformación

De hecho, hasta incluso, muchas empresas no hacen el proceso de conformación por el tiempo que pierden al llevarlo a cabo, cosa que puede incurrir en costes debido a errores en la facturación de los proveedores.

Además, en general el proceso es lento y poco eficiente.

Te gustaría ahorrar tiempo en este tipo de tareas?

Al fin y al cabo, vivimos en un mundo donde a casi nadie le sobra el tiempo, sobretodo al trabajar. Por ello, es muy importante tener herramientas que ayuden a conseguir mejoras en la gestión empresarial.

A continuación te presentamos un workflow más sencillo:

La factura pasa automáticamente del correo electrónico a Tryton sin la necesidad de ninguna intervención humana. A partir de este momento se puede analizar el documento, extraer información o ver adjuntos. 

Papyrus permite:

• Procesar archivos de manera más eficaz y eficiente
• Facilitar el flujo de trabajo
• Adjuntar automáticamente el documento PDF a la factura contabilizada
• Ahorrar tiempo para dedicar a otras áreas de tu empresa
• Ganar rapideza al buscar documentos: todos tienen acceso y a un solo clic
• A largo plazo, este tiempo se acaba convirtiendo en más ingresos para tu empresa
• Facilita la conformación interna de facturas

Es esencial tener una gestión y almacenamiento de documentos, y el flujo de trabajo tradicional conlleva algunos errores. Papyrus hace más eficiente y eficaz el sistema de gestión documental. La herramienta Papyrus es aplicable a facturas, albaranes y pedidos.
Si quieres más información sobre Papyrus, no dudes en contactar con nosotros.