Et llençaries a una transformació de la teva empresa amb els ulls tancats i molta confiança cega? Rotundament, no. I nosaltres, tampoc.

Perquè puguis tenir clar com NaN-tic ajudarà a la teva empresa a assolir la implantació de l’ERP que necessites amb èxit, t’endinsem en les fases de la implantació de l’ERP. Per fer-ho, hem comtat amb l’expertesa del nostre consultor sènior Carles Hilario, que ha reunit durant anys experiencia especialitzada i coneixement sobre la implantació d’ERP en empreses de diferents sectors d’activitat.

1. Desembarcament
   Els preparatius, coneixe’ns a fons, definir el projecte i els recursos.

2. Focus
   Ja tenim el focus posat en el Perquè i el Què, i hem previst riscos, oportunitats i reptes.

3. Pla d’acció
   Ara acordem el Com, el Quan i el Qui.

4. Implantació
   Mans a l’obra amb la construcció, la formació, la mudança i l’arrencada.

5. Avaluació
   Valoracions després de l’arrencada i transició al següent pas.

 

Carles Hilario Sanz és consultor sènior a NaN-tic, on s’ha responsabilitzat d’implantacions d'ERP, personalitzacions i millora de processos durant els darrers deu anys.

El seu bagatge anterior a departaments comercials i de màrqueting li va proporcionar una visió orientada al client en la gestió de projectes que ell ha continuat potenciant.

Les fases de la implantació de l’ERP que descriurem a continuació són fruit d’aquest coneixement adquirit amb l’experiència de les implantacions realitzades.

Comencem pel principi, quan els nostres consultors agafen el projecte.

1. Desembarcament

Conèixer la teva organització a fons, qui sou, què feu, fites més importants, objectius globals, i objectius que s’esperen assolir amb l’ERP, a més a més de les persones que formen l’empresa, és el més important per nosaltres en aquesta primera etpapa. Conèixer profundament el client i el projecte és la nostra prioritat per conseguir el que l’empresa necessita.

L’equip de consultors de NaN-tic que gestionaran el projecte d’implantació de l’ERP Tryton està format per un consultor sènior i un consultor executiu, i en una primera reunió s’expliquen els seus diferents rols dins del projecte i de quina manera gestionem el procés.

Com l’ERP Tryton és una eina de gestió empresarial modular amb moltes funcionalitats, per treure el màxim partit a la seva flexibilitat i robustesa, cal que els consultors sapiguen en detall els motius de la transformació empresarial, o del canvi d’ERP si ja s’estava treballant amb un.

Amb aquesta informació es podran definir clarament els objectius de la implantació de l’ERP, per no perdre de vista que la transformació no és la meta sinó el mitjà. O sigui, que no instal·lem un ERP perquè sí, el volem per unes necessitats concretes a cobrir.

També tenim en compte que no s’implementa una tecnologia d’empresa com un ERP sense evolucionar la feina de les persones. La implantació d’un ERP és transformació digital des de l’arrel de l’empresa.

En aquesta primera fase s’estableixen de la manera més factible i amb termes tangibles:

• Objectius, amb la màxima transparència per gestionar correctament les expectatives.

• Funcionalitats que s’implantaran, des dels mòduls indispensables en l’arrencada als que s’aniran unint posteriorment.

• Necessitat de millores a mida o d’implantació estàndar.

• Definició de despeses del projecte.

• Interlocutors i usuaris clau del projecte.

• Viabilitat i traspàs de dades del sistema anterior.

• Formació als usuaris.

• Factors limitats del projecte: funcionalitats, calendari, inversió, etc.

Nota important: no treure importància a la formació de les persones, és clau en l’èxit de la implantació i per això NaN-tic ofereix una plataforma web de formació molt extensa, i fa una simulació d’arrencada per solucionar mancances en el coneixement d’us de l’ERP.

2. Focus

Descobertes les necessitats i explicades les funcionalitats i els recursos, l’organització ja té definits els objectius de la implantació de l’ERP, els riscos, les oportunitats i els reptes amb l’acompanyament dels consultors. Continuem amb la segona de les fases de la implantació de l’ERP.

Objectius i funcionalitats de l’ERP

El que vol aconseguir l’empresa amb l’ERP dictarà quines funcionalitats de Tryton es volen instal·lar. Des de finances, comptabilitat i facturació a control de producció, logística i transports, passant per bussines intelligence o gestió de projectes... Tryton ofereix un extens ventall de funcionalitats per donar resposta a les inquietuts de l’empresa. En podeu tenir un tast demanant-nos una demo i també més informació a: Tryton ERP.

Riscos i oportunitats de la implantació de l’ERP

Les organitzacions de vegades poden tenir bloquejos operatius i es concentren en aquests bloquejos, aquest és un risc molt comú i en el que es perden de vista moltes prestacions de l’ERP, les quals possibiliten diferents maneres d’enfocar-se en els objectius, i aporten solucions que l’empresa no havia contemplat abans. S’inicia aquí un efecte d’obertura del focus, del detall a la panoràmica, una oportunitat molt útil per l’empresa.

Un altre risc és que poden aparèixer pors als canvis en les persones, que acaben resultant en resistències (per passiva o per activa). La implantació de l’ERP no és solament una transformació tecnològica de l’empresa, és a més a més, una transformació en el dia a dia de les persones, i els canvis desperten inquietuts de tota mena. Per això la tasca del consultor, a més de facilitar eines, d’analitzar necessitats, de dissenyar la configuració de l’ERP més adequada, i de gestionar el procés; és també una tasca d’acompanyament de les persones en un procés de transformació complex, que no és mai fàcil, i que significa un canvi operatiu i personal dels individus a l’organització. Aquest risc és alhora una gran oportunitat de transformació d’acord amb un món professional que es transforma a molta velocitat a dia d’avui.

L’altres riscos que volem mencionar però que es comentarien depenent de l’empresa, són que els usuaris no estiguin suficientment formats el dia de l’arrencada, o que hi hagin factors limitants de temps o pressupostaris per poder aconseguir tot el que es vol i quan es vol. De tot es parla a les reunions amb els consultors per planificar al detall i amb transparència.

Reptes per l’empresa i per NaN-tic!

Els reptes principals per l’empresa tenen a veure amb la viabilitat i traspàs de les dades i la formació dels usuaris. Aquí hi haurà molta feina que es sumarà a la feina que ja fan diàriment les persones. Una empresa no pot parar el seu dia a dia per la adquisició d’un ERP i el que es tarda en implementar-lo.

Per tant, les persones hauran de fer un esforç addicional per poder, d’una banda, entregar a NaN-tic aquelles dades que requereix el sistema per funcionar (bases de dades), i a més, aquestes dades per ser viables hauran de ser entregades d’una manera determinada.

D’altra banda, trobar el temps i l’energia per fer les formacions. I aquest punt és molt important. NaN-tic per formar els usuaris ofereix una plataforma de formació amb totes les funcionalitats del Tryton. I també l’acompanyament en les formacions del consultor executiu per resoldre els dubtes que puguin sorgir en l’us de l’ERP. Si els usuaris no saben usar l’eina el dia de l’arrencada seria, sense exagerar, un desastre. Afortunadament, NaN-tic realitza simulacions d’arrencada per testar si els usuaris estan preparats per l’arrencada.

Els reptes principals per NaN-tic estan relacionats amb la configuració de l’ERP personalitzat pel client. Partint d’unes eines estàndar que ofereix l’ERP Tryton, el consultor executiu, amb la supervisió del consultor sènior, construirà la plataforma web que usarà el client amb les funcionalitas que ha demanat (menús, creació d’informes automatitzats, factures, albarans, avisos, legislacions, etc.). Si a més a més, a mida que els usuaris van provant l’ERP amb les demos i la formació, van sorgint millores necessàries, per les quals es requereix de desenvolupament informàtic a mida, el repte és més gran.

Sense dubte el repte global és completament compartit, és humà i organitzatiu. Implantar un ERP no és un camí planer però el retorn paga la pena amb escreix des de tots els punts de vista.

3. Pla d’acció

En la tercera de les fases de la implantació de l’ERP es defineixen i s’acorden:

• Els fluxos de treball requerits per l’arrencada.

• L’agrupació d’aquests fluxos per temes en sessions de consultoria.

• L’agenda de consultories amb el gestor del projecte de l’empresa.

• Creació del planning que haurà de ser aprovat per l’empresa.

Per part de l’empresa, fora bó comptar amb els directius dels departaments implicats, el director general, els usuaris clau i un gestor del projecte. Els usuaris clau són aquelles persones que seran els usuaris finals, però aquestes persones no tenen la vista d’ocell que tenen els directius sobre com afecten les diferents operatives al rendiment global de l’empresa. Per això és important que en l’etapa de pla d’acció es treballi amb persones clau i amb directius alhora. Un gestor del projecte per part de l’empresa és molt útil per fer de pont entre les necessitats dels usuaris clau i la visió directiva.

Nota important: la manera més efectiva de transformar una organització és fer que les persones es sentin partíceps de la transformació, d’aquesta manera pots gestionar l’ansietat que pot provocar el reaprendre a fer la feina amb una eina nova, o les pors a perdre «estatus» dins l’equip. Quan es descobreixen les pors de les persones tens les pistes per sostenir-les i fer-les part del canvi.

4. Implantació

Entrem en la més operacional de les fases de la implantació de l’ERP. En aquest punt, NaN-tic ja pot crear l’entorn on s’instal·laran els mòduls, implementant l’ERP i desenvolupant les millores personalitzades si les hagués. Per part de l’empresa, tenen una eina web de formació per aprendre a utilitzar l’ERP i hauran de fer les tasques requerides per la preparació de les dades i la seva migració. Així comença una col·laboració molt estreta entre l’empresa i el consultor executiu, i en el cas que hi hagi millores a mida, també amb el programador de NaN-tic assignat al projecte.

És des del principi, una feina intensa de comunicació i d’acompanyament de les persones i ho serà durant tot el procés. Tot i que el consultor executiu és l’interlocutor principal per part de NaN-tic en aquesta fase, el consultor sènior supervisarà totes les accions que es van completant per detectar les desviacions que es produeixin i ajustar el projecte als continus canvis que són molt comuns en aquest tipus de transformacions de l’empresa.

Abans de l’arrencada hi hauran sessions de simulació per comprobar que tothom està preparat pel canvi. I també hi haurà testos sobre el funcionament del nou ERP. Tot i així, l’arrencada d’un nou ERP és un moment de feina intensa que pot estressar i que posa a prova tota la feina feta, però es supera amb el bon acompanyament dels consultors experts de NaN-tic i el gran esforç de les persones de l’empresa.

La culminació d’aquesta quarta etapa és l’arrencada.

5. Avaluació

Feta l’arrencada s’avalua el procés en base al planning i es donen per finalitzades les fases de la implantació de l’ERP. A continuació es passa a un estat següent de manteniment molt més senzill amb el recolzament de l’equip de Suport de NaN-tic. A partir d’aquest moment s’obre:

• El manteniment i suport a l'usuari.

• Un procés de millora continua per incorporar o polir funcionalitats al programa.

Necessites un ERP?, som l’equip expert i proper que necessites, no dubtis més! Contacta’ns.

Si vols conèixer l’opinió dels nostres clients la trobaràs a: Què diuen els nostres clients.