¿Te lanzarías a una transformación de tu empresa con los ojos cerrados y mucha confianza ciega? Rotundamente, no. Y nosotros, tampoco.

Para que puedas tener claro cómo NaN-tic ayudará a tu empresa a alcanzar la implantación del ERP que necesitas con éxito, te adentramos en las fases de la implantación del ERP. Para ello, hemos contado con la experiencia de nuestro consultor senior Carlos Hilario, que ha reunido durante años experiencia especializada y conocimiento sobre la implantación de ERP en empresas de diferentes sectores de actividad.

1. Desembarco
   Los preparativos, las empresas se conocen a fondo, definir el proyecto y los recursos.

2. Foco
   Ya tenemos el foco puesto en el Porqué y el Qué, y hemos previsto riesgos, oportunidades y retos.

3. Plan de acción
   Ahora acordamos el Cómo, el Cuándo y el Quién.

4. Implantación
   Manos a la obra con la construcción, la formación, la mudanza y el arranque.

5. Evaluación
   Valoraciones tras el arranque y transición al siguiente paso.

Carles Hilario Sanz es consultor senior en NaN-tic, donde se ha responsabilizado de implantaciones de ERP, personalizaciones y mejora de procesos durante los últimos diez años.

Su bagaje anterior en departamentos comerciales y de marketing le proporcionó una visión orientada al cliente en la gestión de proyectos que él ha continuado potenciando.

Las fases de la implantación del ERP que describiremos a continuación son fruto de este conocimiento adquirido con la experiencia de las implantaciones realizadas.

Empezamos por el principio, cuando nuestros consultores empiezan el proyecto.

1. Desembarco

Conocer tu organización a fondo, quién sois, qué hacéis, metas más importantes, objetivos globales, y objetivos que se esperan alcanzar con el ERP, además de las personas que forman la empresa, es lo más importante para nosotros en esta primera etpapa. Conocer profundamente al cliente y el proyecto es nuestra prioridad para conseguir lo que la empresa necesita.

El equipo de consultores de NaN-tic que gestionarán el proyecto de implantación del ERP Tryton está formado por un consultor senior y un consultor ejecutivo, y en una primera reunión se explican sus diferentes roles dentro del proyecto y de qué manera gestionamos el proceso.

Como el ERP Tryton és una herramienta de gestión empresarial modular con muchas funcionalidades, para sacar el máximo partido a su flexibilidad y robustez, es necesario que los consultores sepan en detalle los motivos de la transformación empresarial, o del cambio de ERP si ya se estaba usando uno.

Con esta información se podrán definir claramente los objetivos de la implantación del ERP, para no perder de vista que la transformación no es la meta sino el medio. O sea, que no instalamos un ERP porque sí, lo queremos por unas necesidades concretas a cubrir.

También tenemos en cuenta que no se implementa una tecnología de empresa como un ERP sin evolucionar el trabajo de las personas. La implantación de un ERP es transformación digital desde la raíz de la empresa.

En esta primera fase se establecen de la manera más factible y con términos tangibles:

• Objetivos, con la máxima transparencia para gestionar correctamente las expectativas.

• Funcionalidades que se implantarán, desde los módulos indispensables en el arranque a los que se irán uniendo posteriormente.

• Necesidad de mejoras a medida o de implantación estándar.

• Definición de gastos del proyecto.

• Interlocutores y usuarios clave del proyecto.

• Viabilidad y traspaso de datos del sistema anterior.

• Formación a los usuarios.

• Factores limitantes del proyecto: funcionalidades, calendario, inversión, etc.

Nota importante: no quitar importancia a la formación de las personas, es clave en el éxito de la implantación y por ello NaN-tic ofrece una plataforma web de formación muy extensa, y hace una simulación de arranque para solucionar carencias en el conocimiento de uso del ERP.

2. Foco

Descubiertas las necesidades y explicadas las funcionalidades y los recursos, la organización ya tiene definidos los objetivos de la implantación del ERP, los riesgos, las oportunidades y los retos con el acompañamiento de los consultores. Continuamos con la segunda de las fases de la implantación del ERP.

Objetivos y funcionalidades del ERP

Lo que quiere conseguir la empresa con el ERP dictará qué funcionalidades de Tryton se quieren instalar. Desde finanzas, contabilidad y facturación a control de producción, logística y transportes, pasando por bussines intelligence o gestión de proyectos... Tryton ofrece un extenso abanico de funcionalidades para dar respuesta a las inquietudes de la empresa. Podéis tener una muestra pidiéndonos una demo y también más información en: Tryton ERP.

Riesgos y oportunidades de la implantación del ERP

Las organizaciones a veces pueden tener bloqueos operativos y se concentran en estos bloqueos, este es un riesgo muy común y en el que se pierden de vista muchas prestaciones del ERP, las cuales posibilitan diferentes maneras de enfocarse en los objetivos, y aportan soluciones que la empresa no había contemplado antes. Se inicia aquí un efecto de apertura del foco, del detalle a la panorámica, una oportunidad muy útil para la empresa.

Otro riesgo es que pueden aparecer miedos a los cambios en las personas, que acaban resultando en resistencias (por pasiva o por activa). La implantación del ERP no es solamente una transformación tecnológica de la empresa, es además, una transformación en el día a día de las personas, y los cambios despiertan inquietudes de todo tipo. Por eso la tarea del consultor, además de facilitar herramientas, de analizar necesidades, de diseñar la configuración del ERP más adecuada, y de gestionar el proceso; es también una tarea de acompañamiento de las personas en un proceso de transformación complejo, que no es nunca fácil, y que significa un cambio operativo y personal de los individuos en la organización. Este riesgo es a la vez una gran oportunidad de transformación acorde con un mundo profesional que se transforma a mucha velocidad a día de hoy.

Otros riesgos a mencionar pero que dependen de cada empresa, son que los usuarios no estén suficientemente formados el día del arranque, o que haya factores limitantes de tiempo o presupuestarios para poder conseguir todo lo que se quiere y cuando se quiere. De todo se habla en las reuniones con los consultores para planificar al detalle y con transparencia.

¡Retos para la empresa y para NaN-tic!

Los retos principales para la empresa tienen que ver con la viabilidad y traspaso de los datos y la formación de los usuarios. Aquí habrá mucho trabajo que se sumará al trabajo que ya hacen diariamente las personas. Una empresa no puede parar su día a día por la adquisición de un ERP y lo que se tarda en implementarlo.

Por lo tanto, las personas deberán hacer un esfuerzo adicional para poder, por un lado, entregar a NaN-tic estos datos que requiere el sistema para funcionar (bases de datos), y además, estos datos para ser viables deberán ser entregados de una manera determinada.

Por otro lado, encontrar el tiempo y la energía para hacer las formaciones. Y este punto es muy importante, para formar a los usuarios NaN-tic ofrece una plataforma de formación con todas las funcionalidades del Tryton. Además del acompañamiento en las formaciones del consultor ejecutivo para resolver las dudas que puedan surgir en el uso del ERP. Si los usuarios no supieran usar la herramienta el día del arranque sería, sin exagerar, un desastre. Afortunadamente, NaN-tic realiza simulaciones de arranque para testar si los usuarios están preparados o no.

Los retos principales para NaN-tic están relacionados con la configuración del ERP personalizado. Partiendo de unas herramientas estándar que ofrece el ERP Tryton, el consultor ejecutivo, con la supervisión del consultor senior, construirá la plataforma web que usará el cliente con las funcionalidades que ha solicitado (menús, informes automatizados, facturas, albaranes, avisos, legislaciones, etc.). Si además, a medida que los usuarios van probando el ERP con las demos y la formación, van surgiendo mejoras necesarias, para las que se requiere de desarrollo informátrico a medida, el reto es mayor.

Sin duda el reto global es completamente compartido, es humano y organizativo. Implantar un ERP no es un camino llano pero el retorno bien vale la pena con creces desde todos los puntos de vista.

3. Plan de acción

En la tercera de las fases de la implantación del ERP se definen y se acuerdan:

• Los flujos de trabajo requeridos para el arranque.

• La agrupación de estos flujos por temas en sesiones de consultoría.

• La agenda de consultorías con el gestor del proyecto de la empresa.

• Creación del planning que deberá ser aprobado por la empresa.

Por parte de la empresa, es necesario contar con los directivos de los departamentos implicados, el director general, los usuarios clave y un gestor del proyecto. Los usuarios clave son aquellas personas que serán los usuaris finales, pero estas personas no tienen la vista de pájaro que tienen los directivos sobre cómo afectan al rendimiento global de la empresa las diferentes operativas. Por eso es importante que en la etapa de plan de acción se trabaje con personas clave y con directivos a la vez. Un gestor del proyecto por parte de la empresa es muy útil para hacer de puente entre las necesidades de los usuarios clave y la visión directiva.

Nota importante: la manera más efectiva de transformar una organización es hacer que las personas se sientan partícipes de la transformación, de esta manera puedes gestionar la ansiedad que puede provocar el reaprender a hacer el trabajo con una herramienta nueva, o los miedos a perder «estatus» dentro del equipo. Cuando se descubren los miedos de las personas tienes las pistas para sostenerlas y hacerlas parte del cambio.

4. Implantación

Entramos en la más operacional de las fases de la implantación del ERP. En este punto, NaN-tic ya puede crear el entorno donde se instalarán los módulos, implementando el ERP y desarrollando las mejoras personalizadas si las hubiera. Por parte de la empresa, tienen una herramienta web de formación para aprender a utilizar el ERP y deberán realizar las tareas requeridas para la preparación de los datos y su migración. Así comienza una colaboración muy estrecha entre la empresa y el consultor ejecutivo, y en el caso de que haya mejoras a medida, también con el programador de NaN-tic asignado al proyecto.

Es desde el principio, un trabajo intenso de comunicación y de acompañamiento de las personas y lo será durante todo el proceso. Aunque el consultor ejecutivo es el interlocutor principal por parte de NaN-tic en esta fase, el consultor senior supervisará todas las acciones que se van completando para detectar las desviaciones que se produzcan, y ajustar el proyecto a los continuos cambios que son corrientes en este tipo de transformaciones empresariales.

Antes del arranque habrá sesiones de simulación para comprobar que todo el mundo está preparado para el cambio. Y también habrá testeos sobre el funcionamiento del nuevo ERP. Aun así, el arranque de un nuevo ERP es un momento de trabajo intenso que puede estresar y que pone a prueba todo el trabajo realizado, pero se supera con el buen acompañamiento de los consultores expertos de NaN-tic y el gran esfuerzo de las personas de la empresa.

La culminación de esta cuarta etapa es el arranque.

5. Evaluación

Hecho el arranque, se evalúa el proceso en base al planning y se dan por finalizadas las fases de la implantación del ERP. A continuación se pasa a un siguiente estado de mantenimiento mucho más sencillo con el apoyo del equipo de Soporte de NaN-tic. A partir de este momento se abre:

• El mantenimiento y apoyo al usuario.

• Un proceso de mejora continua para incorporar o pulir funcionalidades al programa.

¿Necesitas un ERP?, somos el equipo experto y cercano que necesitas, ¡no dudes más! Contáctanos.

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