Empresa especializada en la importación y distribución de material de ortodoncia, estética y odontología. Distribuye sus productos a ortodoncistas, propietarios de clínicas, hospitales, universidades y aseguradoras, y lo hace de forma rápida y eficiente gracias a Tryton.

Este potente ERP en open source les ha permitido integrar todos los procesos de gestión en una herramienta escalable y flexible. Dicho de otro modo, disponen de una herramienta que se ha adaptado a sus necesidades, y la empresa no ha tenido que adaptarse a la forma de hacer del ERP. En sus palabras, “Tryton nos ayuda a hacer el mismo negocio pero de una forma diferente”.

No todo el mundo lo tiene tan claro, pero sus impulsores sabían que una de las claves del éxito de su empresa era integrar todos los procesos de gestión en una sola herramienta informática. Por eso no arrancaron su proyecto hasta haber elegido la plataforma tecnológica que lo debía sostener y articular. Se trataba de buscar un ERP que lo cubriera todo: desde el almacén a la contabilidad, pasando por el marketing, las ventas, la logística, las reclamaciones ... Y empezó la búsqueda.

Santiago Rubín, CEO y cofundador de la empresa, explica que "como es habitual, siempre empiezas intentando limitar la inversión inicial y pensamos en tener soluciones individuales para atender cada una de las necesidades que podríamos tener en la gestión de nuestro negocio". Pero a medida que iban explorando las posibilidades veían que esta fórmula no sería efectiva. Santiago también añade que "pronto llegamos a la conclusión de que era inviable cubrir nuestras necesidades con aplicaciones separadas, necesitábamos una herramienta que sincronizara todos los procesos de gestión, y empezamos a buscar un ERP".

Santiago destaca que "no teníamos ningún prejuicio ni a favor ni en contra del open source, pero el largo proceso de selección nos llevó de forma casi natural hasta Odoo, que entonces se llamaba OpenERP". ¿Por qué? dos aspectos fueron claves a la hora de tomar la decisión definitiva: "por un lado vimos que había empresas altamente especializadas y con mucha experiencia en el desarrollo de estos proyectos, y por otra parte comprobamos que este ERP tenía la flexibilidad de poder evolucionar en paralelo a las necesidades que fueran apareciendo". La descarga de una demo terminó de convencerlos que habían encontrado la herramienta que buscaban.

En 2012 desplegó OpenERP, actualmente Odoo, y el negocio comenzó a rodar y a una velocidad bastante interesante. Los primeros módulos implantados fueron los de clientes y proveedores (conocidos como terceros), compras, ventas, logística y contabilidad. Pero rápidamente llegaron los resultados, y con ellos nuevas necesidades para atender.

Poco a poco el proyecto crecía, casi al mismo tiempo y ritmo que OpenERP/Odoo abandonaba su espíritu y modelo de negocio fundacional. Mantener al día el ERP, acceder y crear nuevos módulos y compartir libremente y sin restricciones el código programado para desarrollar la herramienta era cada vez más complicado. La empresa comprendió que si continuaban por aquel camino cada vez estarían más atados a la empresa que desarrollaba OpenERP/Odoo, y eso era algo que no les convenía.

Afortunadamente había una alternativa: Tryton. Santiago asegura que "cuando nos plantearon pasar a Tryton miré con mucho detalle cuál era la propuesta tecnológica, pero todavía con más profundidad qué comunidad de desarrolladores había detrás, y enseguida vi que había mucha gente interesada en hacer evolucionar este proyecto, y eso es muy importante para nosotros".

Al desaparecer el proveedor tecnológico original, el proyecto recayó en NaN-tic. Esta es una de las muchas ventajas del open source respecto a desarrollos privativos a medida: si tu proveedor no puede asumir el proyecto encontrarás otro que podrá ver y analizar con exactitud el trabajo hecho y reanudarlo en el punto en el que se encuentre.

Rápidamente NaN-tic hizo un diagnóstico de la situación y dibujó una hoja de ruta de necesidades y prioridades, que actualmente está atendiendo de forma satisfactoria según los propios directivos de la empresa. Santiago apunta que "aunque la relación es incipiente, se ha comprobado que NaN-tic es una empresa profesionalizada y en las que las responsabilidades y las respuestas que deben dar al cliente están bien estructuradas".

Han pasado cinco años años desde que se comenzó a plantearse la necesidad de instalar un ERP. ¿Qué valoración hacen de su apuesta? ¿Qué les está aportando Tryton? "Hoy todavía estamos más convencidos de que el primer día que la integración absoluta y total de los procesos que integran una empresa es crítica" explica Santiago, que añade "por eso sabemos que no nos equivocamos, y muy especialmente una vez hemos migrado el sistema de gestión a Tryton".

Este caso es muy habitual hoy en día. La empresa utiliza Internet para facilitar la venta a sus comerciales y la compra de sus clientes habituales. La apuesta por el comercio electrónico requiere indiscutiblemente de una tecnología avanzada y fiable. Integrar la tienda online con el ERP genera beneficios inmediatos tanto al usuario como a la empresa. Mantener los precios siempre actualizados en la tienda online, mostrar el stock y la disponibilidad de los productos en tiempo real o registrar instantáneamente las ventas, el pago y los datos del clientes son sólo algunos ejemplos.

Esto significa que se mejora la atención al cliente, se reducen los plazos de entrega y se recortan drásticamente el número de incidencias y devoluciones. Y, por supuesto, se abaratan los costes de mantenimiento de toda la plataforma tecnológica. Y si la plataforma es Tryton, aún hay más valor añadido.