La guia definitiva per elegir tu software de gestión empresarial - CAPÍTULO 6
CAPÍTULO 6 - QUIÉN DEBE PARTICIPAR EN LA DECISIÓN
RESUMEN:
Nunca elegirás un ERP tú solo. En este capítulo explicamos por qué es necesario contar con la opinión, la experiencia y la visión de diferentes responsables de la organización durante el proceso de selección. Y empezamos destacando las aportaciones que puede hacer el responsable del área.
IDEAS CLAVE:
- Un ERP se elige cada muchos años y, por tanto, la experiencia no es muy habitual.
- Hay que implicar al responsable del área, al director de tecnología, al director financiero y a la dirección general en el proceso de selección.
- Escucha también a las personas que tendrán que utilizar el programa. El responsable del área más afectada por la nueva herramienta tiene mucho que decir.
¡EMPECEMOS LA CONSULTA! Justo después del CONSEJO NÚMERO 3 llega el CONSEJO NÚMERO 4: ni se te ocurra elegir una herramienta de gestión tú solo. Aunque implique dedicar tiempo de los empleados y de la dirección de la empresa, escucha atentamente sus opiniones y permite que participen en la decisión final. Te ayudarán mucho más de lo que puedas imaginar.
¿Por qué es tan difícil elegir una herramienta de gestión empresarial? Porque hay que hacerlo una vez y hacerlo bien. En teoría, un ERP es una herramienta que una empresa utilizará durante varios años, sobre todo si la empresa crece y el programa puede adaptarse al mismo ritmo. Por tanto, es muy probable que la persona encargada de elegirlo no se haya encontrado nunca antes en esta situación —o que la última vez que tuvo que tomar una decisión parecida fuera hace tanto tiempo que la experiencia ya no sea un criterio válido, porque tanto las necesidades y la estructura de la empresa como la tecnología habrán cambiado, con nuevas soluciones e incluso nuevos modelos de negocio.
Necesitarás ayuda. Pero, evidentemente, no es recomendable implicar a toda la empresa durante todo el proceso de selección. Sin embargo, según nuestra experiencia, las personas que deben participar son el responsable del área, el responsable de tecnología, el responsable financiero y el director general.
El responsable del área
Si estás pensando en seleccionar un software para cubrir las necesidades de un área determinada, tendrás que obtener la aprobación de la persona responsable de esa sección. Si, por ejemplo, el departamento comercial necesita un CRM para gestionar las oportunidades de negocio y las ventas, sin duda tendrás que tener en cuenta su opinión. Si buscas una herramienta para gestionar el almacén, será esencial conocer los requisitos de la persona responsable del almacén.
Las cosas se complican cuando necesitas un ERP, porque es una herramienta transversal que afecta prácticamente a todos los departamentos de la empresa: producción, almacenamiento, distribución, facturación, contabilidad, recursos humanos y muchos más. Tanto el área comercial como el servicio posventa pueden necesitar —o ya utilizar— un ERP u otras herramientas similares. La buena noticia es que, si has decidido instalar un ERP o sustituir el que ya tienes, podrás mejorar el rendimiento de prácticamente todos los departamentos de la empresa. La mala noticia es que, si no tomas la decisión correcta, todos saldrán perjudicados.
Por tanto, el proceso es el siguiente: debes tomar una decisión estratégica que afectará decisivamente a la productividad de la empresa y a sus posibilidades de crecimiento a medio y largo plazo. Y todas las personas que intentan venderte su producto tratan cada día con una cuestión con la que tú nunca te has encontrado o, en el mejor de los casos, con la que trataste hace muchos años.
Así pues, ¿todavía quieres tomar esta decisión tú solo? Si quieres reducir los riesgos, habla poco y escucha mucho. Infórmate tanto como puedas y, sobre todo, escucha a las personas que más tendrán que utilizar el programa.
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