La guia definitiva per triar el teu software de gestió empresarial - CAPÍTOL 6
CAPÍTOL 6 - QUI HA DE PARTICIPAR EN LA DECISIÓ
RESUM:
No triaràs mai un ERP tot sol. En aquest capítol expliquem per què cal comptar amb l’opinió, l’experiència i la visió de diferents responsables de l’organització durant el procés de selecció. I comencem destacant les aportacions que pot fer el responsable de l’àrea.
IDEES CLAU:
- Un ERP es tria cada molts anys i, per tant, l’experiència no és gaire habitual.
- Cal implicar el responsable de l’àrea, el director de tecnologia, el director financer i la direcció general en el procés de selecció.
- Escolta també les persones que hauran d’utilitzar el programa. El responsable de l’àrea més afectada per la nova eina té molt a dir-hi.
COMENCEM LA CONSULTA! Just després del CONSELL NÚMERO 3 arriba el CONSELL NÚMERO 4: ni se t’acudeixi triar una eina de gestió tot sol. Encara que impliqui dedicar temps dels empleats i de la direcció de l’empresa, escolta atentament les seves opinions i permet que participin en la decisió final. T’ajudaran molt més del que et puguis imaginar.
Per què és tan difícil triar una eina de gestió empresarial? Perquè cal fer-ho una vegada i fer-ho bé. En teoria, un ERP és una eina que una empresa utilitzarà durant diversos anys, sobretot si l’empresa creix i el programa es pot adaptar al mateix ritme. Per tant, és molt probable que la persona encarregada de triar-lo no s’hi hagi trobat mai abans —o que l’última vegada que va haver de prendre una decisió semblant fos fa tant de temps que l’experiència ja no sigui un criteri vàlid, perquè tant les necessitats i l’estructura de l’empresa com la tecnologia hauran canviat, amb noves solucions i fins i tot nous models de negoci.
Necessitaràs ajuda. Però, evidentment, no és recomanable implicar tota l’empresa durant tot el procés de selecció. Tanmateix, segons la nostra experiència, les persones que hi han de participar són el responsable de l’àrea, el responsable de tecnologia, el responsable financer i el director general.
El responsable de l’àrea
Si estàs pensant a seleccionar un programari per cobrir les necessitats d’una àrea determinada, hauràs d’obtenir l’aprovació de la persona responsable d’aquella secció. Si, per exemple, el departament comercial necessita un CRM per gestionar les oportunitats de negoci i les vendes, sens dubte hauràs de tenir en compte la seva opinió. Si busques una eina per gestionar el magatzem, serà essencial conèixer els requisits de la persona responsable del magatzem.
Les coses es compliquen quan necessites un ERP, perquè és una eina transversal que afecta pràcticament tots els departaments de l’empresa: producció, emmagatzematge, distribució, facturació, comptabilitat, recursos humans i molts més. Tant l’àrea comercial com el servei postvenda poden necessitar —o ja utilitzar— un ERP o altres eines similars. La bona notícia és que, si has decidit instal·lar un ERP o substituir el que ja tens, podràs millorar el rendiment de pràcticament tots els departaments de l’empresa. La mala notícia és que, si no prens la decisió correcta, tothom en sortirà perjudicat.
Per tant, el procés és el següent: has de prendre una decisió estratègica que afectarà decisivament la productivitat de l’empresa i les seves possibilitats de creixement a mitjà i llarg termini. I totes les persones que intenten vendre’t el seu producte tracten cada dia amb una qüestió amb què tu no t’has trobat mai o, en el millor dels casos, amb què vas tractar fa molts anys.
Així doncs, encara vols prendre aquesta decisió tot sol? Si vols reduir els riscos, parla poc i escolta molt. Informa’t tant com puguis i, sobretot, escolta les persones que més hauran d’utilitzar el programa.
CAPÍTOLS ANTERIORS
VOLS DESCARREGAR LA GUIA?
