Si la vostra empresa rep centenars o milers d’albarans de paper cada any i no disposeu d’un sistema de fitxers automatitzat, és molt probable que algunes d’aquestes situacions us siguin familiars:

 

• Es mou físicament la paperassa del magatzem a l’oficina i, de tant en tant, se’n perd un.
• Quan es rep la factura, els companys d’administració no tenen l’albarà per comprovar la factura i cal localitzar-la o tornar-la a demanar al proveïdor.
• Cal arxivar manualment els albarans, ocupant temps i espai físic.
• Diverses persones tenen accés al fitxer de l'albarà i hi ha una certa manca de control.
• Només deixeu que una persona accedeixi al fitxer i això limita l’agilitat de l’equip i obliga el gerent a perseguir els companys per recuperar la documentació
• Acabeu malgastant més paper fent fotocòpies innecessàries.
• Destruïu directament els albarans i després no els teniu quan els necessiteu, o fins i tot incompleix el requisit legal per tenir-los (necessari, per exemple, quan la factura fa referència a l'albarà de lliurament, però no detallar el contingut).

 

Abans de perdre els papers, definitivament us podem ajudar.

Ja vam explicar fa uns mesos com l’eina de gestió de documents us pot ajudar a gestionar les factures dels proveïdors que, afortunadament, ara estan acostumats a rebre-les per correu electrònic.

El cas dels albarans, però, sol ser diferent. La majoria de les empreses els reben en paper en el moment de rebre la mercaderia i és aquest document el que fa servir el departament de logística per fer un primer control del que ha arribat.

Després d’introduir la informació necessària al programari de gestió o WMS, la pregunta és com arxivar aquest albarà perquè estigui disponible, especialment quan la factura arriba a l’administració.

Si voleu evitar moure paper a l’empresa, una possibilitat és escanejar el document in situ i emmagatzemar-lo en una carpeta amb el número de l’albarà de lliurament. O si l'ERP ho permet, deseu el PDF escanejat i introduïu-lo a l'ERP. Algunes empreses intenten automatitzar-ho amb el programari de reconeixement de caràcters (OCR), però, malauradament, molt sovint la qualitat del document és tan dolenta que els OCR no poden interpretar-los.

Tot això condueix a processos manuals, que, tot i que acaben amb un document digitalitzat, no són molt més eficients que una gestió en paper, essencialment perquè hi ha una gestió individualitzada dels documents.

Afortunadament, l'eina de gestió de documents Papyrus que hem desenvolupat a NaN-tic i que podeu trobar integrada a Tryton ERP ens permet optimitzar aquest procés.

 

La idea és molt senzilla: quan l’usuari introdueix l’albarà del proveïdor a l’ERP, pot prémer un botó que envia un codi QR directament a una impressora d’etiquetes, que només ha d’enganxar a la primera pàgina de l’albarà que té en paper. Podeu deixar l'albarà en una pila i començar a treballar en el següent albarà.

Al final del dia (o setmana), l'usuari agafarà tota la pila d'albarans de lliurament, els posarà a l'escàner i entrarà a Tryton on es classificaran i s'adjuntaran automàticament. Estan disponibles sense esforç des de la pantalla de l’albarà i els col·legues administratius o de compra els poden accedir amb només un clic.

El procés és tan senzill i natural que l'usuari ni tan sols ha de separar l'etiqueta del paper, ja que hi ha impressores que emeten l'etiqueta per separat.

Així, els problemes d’arxiu i localització de la informació es redueixen literalment a uns segons de treball al final del dia o de la setmana.

Automatitzant aquest procés, aconseguireu

• Major control dels albarans
• Reducció d'errors
• Allibera espai físic
• Agilitat en processos i entre departaments
• Elimineu el treball manual amb poc valor afegit per als empleats.

Poseu-vos en contacte amb nosaltres i començarem a millorar la gestió documental de la vostra empresa. Veureu com la gestió del dia a dia dels albarans serà més ràpida que la lectura d’aquest article.