Si tu empresa recibe cientos o miles de albaranes en papel cada año y no dispone de un sistema de archivo automático es muy probable que algunas de estas situaciones te sean familiares:

•     Movéis los papeles físicamente de almacén a oficinas y de vez en cuando se pierde alguno
•     Cuando se recibe la factura, los compañeros de administración no disponen del albarán para contrastar la factura y hay que localizarlo o pedirlo de nuevo al proveedor
•     Tenéis que archivar manualmente los albaranes dedicándole tiempo y espacio físico
•     Varias personas acceden al archivo de albaranes y hay un cierto descontrol
•     Sólo dejáis acceder una persona al archivo y esto limita la agilidad del equipo y obliga al responsable a perseguir los compañeros para recuperar la documentación
•     Termináis gastando más papel haciendo fotocopias innecesarias
•     Directamente destruís los albaranes y entonces no los tenéis cuando los necesitáis, o incluso incumplís el requisito legal de tenerlos (necesario, por ejemplo, cuando la factura hace referencia al albarán, sin embargo, no detalla el contenido)

Antes de que pierdas los papeles definitivamente te podemos ayudar.

 

Ya explicamos hace unos meses como la herramienta de gestión documental Papyrus puede ayudarte en la gestión de facturas de proveedor que, afortunadamente, ya se acostumbran a recibir por correo electrónico.

 

El caso de los albaranes, sin embargo, suele ser diferente. La mayoría de empresas los reciben en papel en el mismo momento de la recepción de la mercancía y es este documento el que utiliza el departamento de logística para hacer una primera comprobación de lo que ha llegado.

 

Después de introducir la información necesaria en el software de gestión o el SGA, la cuestión es cómo archivar este albarán para tenerlo disponible, especialmente cuando llegue la factura a administración.

 

Cuando se quiere evitar mover papeles dentro de la empresa, una posibilidad es escanear el documento en ese momento y guardarlo en una carpeta con el número de albarán. O si el ERP lo permite, guardar el PDF escaneado y entrarlo al ERP. Algunas empresas intentan automatizarlo con algún programa de reconocimiento de caracteres (OCR), pero desgraciadamente muy a menudo la calidad del documento es tan mala que los OCRs son incapaces de interpretarlos.

 

Todo ello lleva a procesos manuales, que a pesar de que acaban con el documento digitalizado, no son mucho más eficientes que una gestión en papel, esencialmente porque hay una gestión individualizada de los documentos.

 

Afortunadamente, la herramienta de gestión documental Papyrus que hemos desarrollado en NaN-tic y que puedes encontrar integrada en Tryton ERP permite optimizar este proceso.

 

 

La idea es muy sencilla: cuando el usuario está introduciendo el albarán de proveedor en el ERP, puede pulsar un botón que envía directamente a una impresora de etiquetas un código de barras QR que sólo tiene que pegar en la primera página del albarán que tiene en papel. Puede dejar el albarán en una pila y empezar a trabajar en el siguiente albarán.

Al final de la jornada (o de la semana), el usuario cogerá toda la pila de albaranes, los pondrá en el escáner y éstos entrarán a Tryton donde serán clasificados y adjuntados automáticamente. Sin ningún esfuerzo estarán disponibles desde la pantalla de albaranes y podrán acceder los compañeros de administración o de compras con sólo un clic.

 

El proceso es tan sencillo y natural que incluso el usuario no ha ni de separar la etiqueta del papel, ya que hay impresoras que sacan la etiqueta separada.

 

Así pues, los problemas de archivo y localización de información quedan reducidos literalmente a unos pocos segundos de trabajo al cabo del día o la semana.

 

Automatizando este proceso conseguirás:

•     Mayor control de los albaranes
•     Reducción de errores
•     Liberar espacio físico
•     Agilidad en los procesos y entre los departamentos
•     Eliminar un trabajo manual y de poco valor añadido para los empleados

 

 

¡Contáctanos y empezamos a mejorar la gestión documental de tu empresa! Ya verás cómo gestionar el día a día de los albaranes será más rápido que leer este artículo.